Wer mehrere E-Mail-Adressen jongliert, kennt das Problem: Ständiges An- und Abmelden, verschiedene Postfächer im Blick behalten und die Gefahr, wichtige Nachrichten zu übersehen. Gmail bietet hier eine elegante Lösung, die selbst vielen langjährigen Nutzern unbekannt ist. Mit der „Senden als“-Funktion lassen sich verschiedene E-Mail-Adressen in einem einzigen Account verwalten, denn Gmail limitiert die Anzahl zusätzlicher „Senden als“-Adressen auf 30 Stück. Das bedeutet: Man kann unter verschiedenen E-Mail-Adressen kommunizieren, ohne sich jemals abmelden zu müssen.
Was genau sind E-Mail-Aliase bei Gmail?
Ein E-Mail-Alias ist im Grunde eine alternative E-Mail-Adresse, über die man Nachrichten versenden kann. Die „Senden als“-Funktion ermöglicht es, tatsächlich als Absender mit einer anderen E-Mail-Adresse aufzutreten. Der Empfänger sieht dann nicht die ursprüngliche Gmail-Adresse, sondern die gewählte Alias-Adresse. Das macht die Kommunikation deutlich professioneller und vermeidet Verwirrung bei Geschäftspartnern oder Kunden.
Für eingehende E-Mails an die Alias-Adressen muss man eine Weiterleitung einrichten, da Gmail diese nicht automatisch abruft. Man richtet also bei der externen E-Mail-Adresse eine Weiterleitung zum Gmail-Account ein oder nutzt den POP3-Import, den Gmail ebenfalls anbietet. So landen alle Nachrichten in einem zentralen Postfach und man behält die Übersicht.
Praktische Anwendungsszenarien für E-Mail-Aliase
Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältiger, als man zunächst denken mag. Freelancer können beispielsweise für verschiedene Projekte oder Kunden unterschiedliche E-Mail-Adressen nutzen, ohne dabei den Überblick zu verlieren. Ein Grafikdesigner könnte etwa „[email protected]“ für Kundenanfragen und „[email protected]“ für Abrechnungen verwenden – alles zentral in einem Gmail-Account verwaltet.
Auch für Online-Shops oder kleine Unternehmen ist die Funktion Gold wert. Man kann „info@“, „support@“ und „bestellung@“ als separate Adressen einrichten, die alle im selben Postfach landen. Mit Gmail-Labels und Filtern lässt sich dann automatisch sortieren, sodass man trotz der Zusammenführung die Übersicht behält. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für zusätzliche E-Mail-Accounts.
So richtet man E-Mail-Aliase in Gmail ein
Die Einrichtung ist überraschend unkompliziert, auch wenn sie auf den ersten Blick etwas versteckt wirkt. Zunächst öffnet man die Gmail-Einstellungen über das Zahnrad-Symbol und wählt „Alle Einstellungen anzeigen“. Im Reiter „Konten und Import“ findet sich der Bereich „Senden als“. Hier klickt man auf „Weitere E-Mail-Adresse hinzufügen“.
Im folgenden Fenster gibt man den Namen ein, der beim Empfänger angezeigt werden soll, sowie die E-Mail-Adresse, unter der man versenden möchte. Wichtig: Diese E-Mail-Adresse muss bereits existieren und man muss Zugriff darauf haben. Gmail sendet nämlich einen Bestätigungscode an diese Adresse, den man eingeben muss. Alternativ funktioniert auch die Bestätigung über einen Link in der Bestätigungsmail.
Technische Voraussetzungen beachten
Damit die Funktion reibungslos funktioniert, benötigt man Zugriff auf die SMTP-Einstellungen der hinzuzufügenden E-Mail-Adresse. Bei vielen E-Mail-Providern sind diese Daten öffentlich dokumentiert. Man gibt den SMTP-Server, den Port (meist 587 oder 465) und die Anmeldedaten ein. Gmail verschlüsselt diese Verbindung standardmäßig mit TLS oder SSL.
Bei eigenen Domains, die über Anbieter wie IONOS, Strato oder 1&1 laufen, funktioniert das in der Regel problemlos. Auch Microsoft-Konten (Outlook, Hotmail) lassen sich einbinden, allerdings mit gewissen Einschränkungen. Hier sollte man die spezifischen Anleitungen des jeweiligen Anbieters konsultieren, da sich die SMTP-Einstellungen unterscheiden können.
Die Begrenzung auf 30 Aliase strategisch nutzen
Diese großzügige Obergrenze bietet ausreichend Flexibilität für die meisten Anwendungsfälle. Wer noch mehr Aliase benötigt, muss ein zusätzliches Google-Konto erstellen. Eine clevere Strategie ist es, die Aliase nach Funktionen statt nach Projekten zu organisieren. Statt für jedes einzelne Projekt eine eigene Adresse zu reservieren, könnte man etwa „business@“, „creative@“, „admin@“, „newsletter@“ und „personal@“ als Kategorien anlegen. Mit Gmail-Labels lassen sich dann dennoch projektspezifische Sortierungen vornehmen.
Automatisierung mit Filtern und Labels
Die wahre Stärke der Alias-Funktion entfaltet sich erst in Kombination mit Gmails Filterregeln. Man kann automatisch festlegen, dass alle E-Mails, die an einen bestimmten Alias gesendet werden, ein spezifisches Label erhalten, in einen bestimmten Ordner verschoben oder sogar automatisch weitergeleitet werden.
Ein praktisches Beispiel: Alle Nachrichten an „[email protected]“ erhalten automatisch das Label „Support“, werden als wichtig markiert und lösen eine Benachrichtigung aus. Gleichzeitig kann man Antwortvorlagen für häufige Anfragen erstellen, die man mit wenigen Klicks personalisieren kann. Das beschleunigt die Kommunikation erheblich.
Unterschied zu Plus-Adressen und Punkttricks
Gmail bietet neben „Senden als“ noch andere Möglichkeiten, mit E-Mail-Adressen zu experimentieren. Die sogenannte Plus-Adressierung erlaubt es, an die eigene Gmail-Adresse ein Pluszeichen und einen beliebigen Text anzuhängen: „[email protected]“ landet im selben Postfach wie „[email protected]“. Das ist praktisch für Newsletter-Anmeldungen oder um die Quelle von Spam zu identifizieren.
Allerdings haben Plus-Adressen einen entscheidenden Nachteil: Sie wirken nicht professionell und verraten die Haupt-E-Mail-Adresse. Für geschäftliche Kommunikation sind echte Aliase über die „Senden als“-Funktion daher die bessere Wahl. Sie präsentieren sich dem Empfänger als vollwertige, eigenständige E-Mail-Adressen.
Sicherheitsaspekte und Best Practices
Bei der Einrichtung von E-Mail-Aliasen sollte man Sicherheit nicht vernachlässigen. Die SMTP-Zugangsdaten werden verschlüsselt übertragen, dennoch empfiehlt es sich, für die externe E-Mail-Adresse ein starkes, einzigartiges Passwort zu verwenden. Viele E-Mail-Provider bieten mittlerweile auch App-spezifische Passwörter an, die man statt des Hauptpassworts nutzen sollte.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Man sollte regelmäßig überprüfen, welche „Senden als“-Adressen aktiv sind. Nicht mehr benötigte Aliase entfernt man am besten, um potenzielle Sicherheitslücken zu schließen. Das gilt besonders, wenn man den Zugriff auf eine der externen E-Mail-Adressen verloren hat oder diese nicht mehr aktiv nutzt.
Mobile Nutzung der Alias-Funktion
Die Gmail-App für Android und iOS unterstützt die „Senden als“-Funktion vollständig. Beim Verfassen einer neuen E-Mail tippt man einfach auf das „Von“-Feld und kann dann aus den eingerichteten Aliasen wählen. Das funktioniert genauso intuitiv wie in der Desktop-Version und macht mobiles Arbeiten mit mehreren E-Mail-Identitäten zum Kinderspiel.
Besonders praktisch: Man kann in den Einstellungen festlegen, dass Gmail automatisch die passende Absenderadresse wählt, wenn man auf eine Nachricht antwortet. Wurde eine E-Mail ursprünglich an den Alias „[email protected]“ gesendet, verwendet Gmail diese Adresse auch automatisch für die Antwort. Das spart Zeit und verhindert peinliche Verwechslungen.
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